Para gestionar mejor la salud y la seguridad de tu empresa te será útil definir un modelo estructurado que permita a la organización controlar los riesgos en el lugar de trabajo.
Un sistema organizado te permitirá tener una visión más amplia de tu organización y mejorar el servicio de prevención y protección, alcanzando en forma más fácil los objetivos previstos.
La implantación de un sistema de gestión te ayudará a definir claras instrucciones operativas, que permitan a todos los trabajadores actuar de manera segura durante el trabajo; te ayudará a mantener bajo control toda la documentación necesaria; dará un valor añadido a todas las iniciativas que pongas en práctica para prevenir los accidentes y las enfermedades profesionales.
Respetar la normativa vigente, en efecto, significa también formalizar documentos que, si no son gestionados de manera adecuada, pueden generar errores y desorden.
El D.Lgs 81/2008 sugiere diseñar un sistema de gestión que permita:
- evaluar los riesgos e identificar medidas de prevención y protección;
- controlar los riesgos mediante la identificación de medidas de prevención y protección;
- establecer objetivos y programas;
- definir funciones y responsabilidades de los sujetos implicados;
- preparar y organizar los documentos necesarios;
- gestionar las emergencias;
- comprobar periódicamente la eficacia del sistema.
Aplicar un sistema de gestión eficaz, adecuado, bien controlado, te eximirá de las responsabilidades por infracción administrativa que pueden producirse a raíz de la violación de las normas de prevención de accidentes laborales.
Asegúrate de que tu sistema no sea estático sino que esté en continua evolución, y de que cada engranaje que lo mueve sea cíclicamente:
- planificado;
- desarrollado;
- controlado;
- revisado.
Evalúa los riesgos
La evaluación de riesgos es una responsabilidad que no puede delegar el empresario, quien se sirve de la colaboración del Responsable del Servicio de Prevención y Protección (RSPP), del dictamen del Médico Competente y de la consulta del Representante de los Trabajadores para la Seguridad (RLS).
El RLS tiene la obligación de iniciar el proceso y de registrar los resultados en un documento específico, llamado Documento de Evaluación de Riesgos (DVR).
La evaluación del riesgo es un proceso científico con alto porcentaje de error.
El error de evaluación disminuye si:
- se trabaja en grupo;
- el grupo incluye personas que conocen la actividad en examen;
- se secciona la actividad en fases;
- se analizan las fases y se identifican los mecanismos asociados al daño;
- se adquiere información sobre accidentes ya ocurridos.
Evaluar los riesgos significa asignar un valor a la probabilidad de que se produzca un evento y a la gravedad producida por el daño derivado al producirse el mismo. Atención: evaluar los riesgos no quiere decir simplemente «dar los números», sino sobre todo haber entendido el problema en cuanto a:
- gravedad de las posibles consecuencias;
- causas y dinámicas que pueden generar el daño;
- prioridades de intervención para reducir los riesgos.
¡Por eso es bueno desconfiar de las evaluaciones confiadas completamente al software!
Controla los riesgos
El riesgo en el trabajo, por su propia naturaleza, no puede eliminarse nunca del todo, pero es tu obligación controlarlo y reducirlo al mínimo.
Para ello tendrás que adoptar las medidas adecuadas de protección de la salud y la seguridad de los trabajadores:
- reducción de los riesgos en su origen;
- sustitución de lo que es peligroso con lo que lo es menos;
- limitación del número de trabajadores expuestos;
- uso limitado de agentes químicos, físicos y biológicos;
- determinación de medidas de prevención;
- determinación de medidas de protección;
- control sanitario;
- información y formación.
En particular, se definen:
- medidas de prevención todos aquellos instrumentos que pueden reducir la probabilidad de suceso de un daño a la salud y la integridad física de los trabajadores;
- medidas de protección los instrumentos que pueden reducir la gravedad de los daños que puedan producirse al verificarse un accidente.
Establece objetivos y programas de seguridad
Después de haber identificado los riesgos y las correspondientes medidas de prevención y protección para tus trabajadores, es necesario establecer una agenda para consultar en cualquier momento, a fin de evitar olvidos graves.
En esta agenda no pueden faltar los siguientes aspectos:
- el protocolo sanitario, quién debe hacer los exámenes médicos y con qué plazos;
- el plan de formación, quién debe asistir a los cursos, de qué tipo y con qué plazos;
- los controles periódicos obligatorios, qué instalaciones, instrumentos y equipos deberán ser sometidos a controles obligatorios por parte de organismos externos y con qué plazos;
- la reunión del servicio de prevención y protección, fijar un período adecuado para la reunión anual.
Estos datos te serán útiles para programar los gastos anuales.
Seguridad - define funciones y responsabilidades
Las responsabilidades en materia de salud y seguridad del trabajo afectan a varios sujetos que pueden estar tanto dentro como fuera de tu empresa, y para cada uno de ellos la ley indica una serie de obligaciones y tareas de las que todos deben ser conscientes.
La seguridad es el fruto de un trabajo de equipo en el que cada uno debe desempeñar bien su papel, y al mismo tiempo conocer el papel que cumplen los demás y reconocer su importancia.
Por ello, es indispensable que sepas qué personas revisten las siguientes funciones en tu empresa y de qué tareas y responsabilidades deben hacerse cargo:
- El empresario;
- El directivo;
- El encargado;
- El trabajador;
- El representante de los trabajadores para la seguridad (RLS/RLST);
- El responsable del servicio de prevención y protección (RSPP);
- El médico competente.
En cuanto a las figuras del directivo y del encargado, es importante recordar que pueden ser figuras también de hecho, es decir, encuadrables como tales por el simple hecho de que ejerzan poderes y funciones dentro de la empresa aunque carezcan de específicos cargos formales escritos.
Prepara y organiza los documentos necesarios para la seguridad
Para poder operar mejor tu sistema de gestión, necesitarás preparar y organizar algunos documentos que encuentras recogidos a continuación por categorías.
Cumplir los requisitos legislativos:
- el documento de evaluación de riesgos (DVR);
- el Documento Único de Evaluación de los Riesgos de las Interferencias (DUVRI);
- el plan de emergencia interno (PEI);
- el plan operativo de seguridad (POS);
- el registro de accidentes.
Proporcionar información sobre las modalidades operativas:
- las instrucciones de trabajo y los procedimientos operativos.
Proporcionar información sobre los riesgos:
- los manuales de uso de las máquinas;
- las fichas técnicas de los equipos;
- las fichas de seguridad de las sustancias peligrosas.
Registrar actividades de control:
- las actas de las reuniones periódicas;
- las inspecciones del médico competente;
- los registros y los certificados de formación;
- la entrega de los dispositivos de protección individual.
Comunicar funciones y responsabilidades
- las delegaciones, los encargos y los nombramientos;
- los certificados de idoneidad de los trabajadores.
Deberás asegurarte siempre de que los documentos sean:
- fáciles de encontrar;
- verificados y actualizados periódicamente;
- eliminados cuando dejen de ser válidos;
- archivados adecuadamente.
Seguridad - prepárate a la gestión de las emergencias
Tendrás que prever de antemano las posibles situaciones de emergencia que podrían producirse dentro de tu empresa y estar preparado para tratarlas de forma adecuada.
Prepararse para responder a situaciones de emergencia:
- te permitirá limitar los daños y las consecuencias de un accidente;
- hará más seguros y más conscientes a tus colaboradores;
- garantizará que las personas implicadas reciban asistencia inmediata.
Para estar seguro de haber previsto y controlado cualquier incidencia que pudiera representar un riesgo para la salud y la seguridad de los trabajadores, y de estar preparado para salvaguardar la seguridad de los empleados y limitar las consecuencias de un accidente, asegúrate de no haber descuidado ninguno de los siguientes pasos:
- redacta el plan de emergencia (prepara un documento que contenga la lista de los posibles accidentes y los procedimientos de intervención identificados para limitar los daños);
- nombra a los encargados de emergencias (establece quién debe intervenir en caso de emergencia y garantiza una adecuada formación y entrenamiento sobre los procedimientos de intervención);
- organiza los primeros auxilios (asegúrate de que estén disponibles en la sede todos los materiales y los medios necesarios para prestar asistencia inmediata a la víctima de un accidente o de una enfermedad);
- planifica los ejercicios periódicos (programar las simulaciones de emergencia con el objetivo de instruir a los trabajadores sobre los comportamientos que deben adoptar en caso de emergencia).