Cómo incluir en la empresa nuevo personal
En esta sección tendrás la posibilidad de identificar los pasos formales que deben darse antes de establecer una relación laboral con un colaborador. Se trata de un tema técnico: considera la oportunidad de apoyarte en expertos del sector para la gestión de las diferentes actividades.
Las obligaciones preliminares para la contratación de un colaborador son:
- declaración de comienzo de la actividad laboral de la empresa;
- comunicación telemática al Servicio Informativo del Trabajo (SIL);
- visado del Registro de los accidentes de trabajo;
- evaluación de riesgos.
A estos aspectos formales que hay que respetar con las distintas entidades, se añade el examen de algunos trámites respecto al colaborador:
- carta de contratación;
- nota informativa sobre el tratamiento de datos personales;
- elección de destino de la indemnización por cese en el servicio.
Obligaciones asistenciales y de seguro para la contratación
Antes del 1 de abril de 2010, los empresarios cumplían con sus obligaciones ante las Cámaras de Comercio, la Agencia Tributaria, el INAIL y el INPS utilizando procedimientos diferentes para cada entidad. Desde esta fecha, con la introducción de la Comunicación Única, se ha simplificado la relación entre las empresas y la Administración Pública.
Con la Comunicación Única todos los trámites pueden realizarse en un solo polo telemático, el Registro de Empresas:
- solicitud del código fiscal y del código IVA;
- apertura del expediente de seguro en el INAIL;
- solicitud de inscripción en el INPS de los empleados o trabajadores autónomos;
- solicitud de inscripción en el Registro de Empresas gestionado por las Cámaras de Comercio.
El Registro de Empresas es el único sujeto al que hay que enviar el expediente digital con la información para todas las entidades.
La Comunicación Única es válida a efectos fiscales y de seguridad social, y deberá ser enviada, rubricada con la firma digital, a la Oficina del Registro de Empresas de la Cámara de Comercio competente, que se ocupará de remitirla rápidamente a las otras entidades (Agencia Tributaria, INPS, INAIL, SUAP). Es un conjunto de archivos que contiene los datos del solicitante, el asunto de la comunicación y el resumen de las solicitudes a las diferentes entidades.
Está estructurada en formularios específicos para los distintos destinatarios:
- Registro de Empresas;
- Agencia Tributaria;
- INPS;
- INAIL;
- SUAP (Ventanilla Única de las Actividades Productivas), eventualmente SCIA (Declaración certificada de Comienzo de Actividad).
Los recibos y todas las comunicaciones inherentes al expediente se entregan a la dirección de correo electrónico certificado (PEC) indicado por la empresa a efectos del procedimiento, permitiendo el seguimiento y la transparencia sobre la tramitación.
En un máximo de cinco días, la Cámara de Comercio competente comunica la inscripción a la dirección PEC de la empresa, y en un máximo de 7 días las distintas entidades comunican los resultados de competencia tanto a la empresa como al Registro de Empresas.
Los trámites podrán ser llevados a cabo por:
- titulares y representantes legales de la empresa;
- inscritos en colegios profesionales:
- asesores laborales;
- abogados;
- asesores fiscales;
- intermediario genérico identificado por el titular de la empresa con poder de firma digital y presentación telemática de la comunicación única a la oficina del Registro de Empresas competente por territorio.
La declaración de inicio de la actividad laboral
La necesidad de proceder a la contratación de colaboradores puede nacer simultánea o posteriormente a la puesta en marcha de la empresa. Si la necesidad de contratar es simultánea al nacimiento de la empresa, el sistema ComUnica permite cumplir con todas las formalidades previstas.
Si la contratación de trabajadores se produce en un momento posterior al de inicio de actividad, podrás utilizar los canales telemáticos puestos a disposición por:
- plataforma web de ComUnica;
- servicios online del INPS;
- servicios online del INAIL.
Nuestro sistema legislativo prevé dos formas de protección obligatoria en favor de los trabajadores:
- el seguro contra los accidentes de trabajo (INAIL)
- el seguro social (INPS)
El seguro contra los accidentes de trabajo (INAIL) es siempre obligatorio para las actividades, realizadas por los trabajadores por cuenta ajena o falsos autónomos empleados por el empresario, identificadas por la ley como de riesgo.
El sistema de seguridad social obligatorio (INPS) ofrece prestaciones en caso de accidente, enfermedad, vejez, invalidez y desempleo involuntario en favor del trabajador.
Está previsto, además, un sistema de seguridad social complementario, elegido por el trabajador y gestionado por fondos o cajas privadas (fondos complementarios de pensiones).
Al momento de la contratación nace la obligación para el empresario de abonar las cotizaciones y seguros. Para proceder al pago es necesaria la inscripción de la empresa en el INPS (matrícula) con encuadramiento para la misma según la actividad efectivamente realizada y la asignación de:
- número de matrícula INPS;
- Código Estadístico Contributivo (CSC);
- Código de Autorización (CA).
El primer pago de cotizaciones sociales obligatorias debe ser realizado por el empresario no después del día 16 del mes siguiente a la contratación.
El registro de accidentes
Un trámite preliminar obligatorio para la contratación de personal es el visado del Registro de Accidentes.
En el registro de accidentes se anotarán, en estricto orden cronológico, todos los accidentes ocurridos a los trabajadores que impliquen una ausencia del trabajo de al menos un día, excluido el del suceso. Es un registro obligatorio para todas las empresas públicas y privadas con trabajadores con contrato de trabajo por cuenta ajena o asimilados (incluidos los socios de sociedades).
El registro, que puede comprarse en papelerías profesionales, antes de ser utilizado deberá ser visado por la Empresa Sanitaria Local (ASL) competente por territorio. La ASL controla la numeración progresiva de las páginas, marca cada hoja, y certifica en la última página el número de hojas que lo componen y la fecha de expedición o visado.
Para su correcto uso están previstas algunas normas:
- no se pueden dejar espacios en blanco;
- no están permitidos los raspados;
- las correcciones deben dejar legible el texto sustituido.
El registro debe ser visado al comienzo de la actividad y conservado por 4 años desde la fecha de la última anotación; si no se ha utilizado, por cuatro años desde la fecha en que se visó.
Por no poseer y conservar el registro, está prevista a cargo del empresario una sanción administrativa de 2.580 a 15.490 euros.
DVR - Documento de evaluación de riesgos
Al principio de la actividad laboral de la nueva empresa, el empresario está obligado a efectuar la Evaluación de riesgos, y dentro de noventa días está obligado a elaborar el correspondiente Documento de Evaluación de Riesgos (DVR). Debe ser elaborado por el empresario o por profesionales expertos en materia de seguridad, y prevé un análisis y una evaluación técnica del lugar de trabajo y de las actividades que en él se realizan. Es obligatorio cuando la actividad de empresa se ejerce con socios trabajadores o con trabajadores empleados. Se prevé que quede depositado en la unidad productiva a la cual se refiere, a disposición en caso de examen por parte de los órganos de control.
El documento indica:
- los riesgos para la salud y seguridad de los trabajadores presentes en el ambiente laboral durante el desempeño de sus funciones;
- las posibles causas de daño a la salud con consecuencia de accidentes o enfermedades profesionales;
- las medidas adecuadas para prevenir y controlar los riesgos.
El DVR contiene indicaciones relativas al mantenimiento periódico de las instalaciones y equipos, y la elaboración de un programa de actuaciones que a lo largo del tiempo reduzca los riesgos y mejore los niveles de salud y seguridad.
Indica qué medios deberán utilizar los trabajadores para la prevención de accidentes y enfermedades profesionales, señalando al empresario la obligación de proporcionarlos a los trabajadores (cascos, viseras, protecciones).
La comunicación telemática al sil
Con la finalidad de simplificar los trámites administrativos, desde el 1 de marzo de 2008 todos los empleadores, privados y públicos, que quieren contratar trabajadores por cuenta ajena, trabajadores autónomos en forma coordinada y continuada, incluso para proyecto, socios trabajadores de cooperativa y trabajadores asociados en participación, tienen la obligación de presentar, a más tardar el día anterior a la instauración de la relación de trabajo, la Comunicación Obligatoria (CO) a través del Sistema Informático para las Comunicaciones Obligatorias.
El Sistema Informático para las Comunicaciones Obligatorias (en Cerdeña - «SIL Sardegna») es el único instrumento para el envío on-line de comunicaciones de establecimiento, prórroga, transformación y cese de una relación laboral, según los formularios unificados del Ministerio de Trabajo y de Políticas Sociales, por parte de todos los sujetos obligados y habilitados.
La CO tiene una eficacia múltiple, porque sustituye, con un formulario único en formato electrónico, las comunicaciones en papel que los empresarios dirigían a los Centros para el Empleo (CPI), al INPS, al INAIL y al Ministerio de Trabajo y de Políticas Sociales.
Para acceder a los servicios informáticos del SIL Sardegna y cumplir con las obligaciones de comunicación, es necesario registrarse, a los efectos del reconocimiento, siguiendo las instrucciones reproducidas en el sitio Internet para la acreditación.
Se excluyen de este procedimiento todas las formas de trabajo autónomo efectuado en forma sea profesional sea ocasional, y todas las actividades laborales de tipo autónomo ejercidas en forma empresarial.
En las hipótesis de uso de personal desde el primer día de constitución de la empresa, puede efectuarse, mediante «ComUnica», la comunicación al Centro para el Empleo dentro de los cinco días siguientes al «evento».
Con la finalidad de simplificar los trámites administrativos, desde el 1 de marzo de 2008 todos los empleadores, privados y públicos, que quieren contratar trabajadores por cuenta ajena, trabajadores autónomos en forma coordinada y continuada, incluso para proyecto, socios trabajadores de cooperativa y trabajadores asociados en participación, tienen la obligación de presentar, a más tardar el día anterior a la instauración de la relación de trabajo, la Comunicación Obligatoria (CO) a través del Sistema Informático para las Comunicaciones Obligatorias.
El Sistema Informático para las Comunicaciones Obligatorias (en Cerdeña - «SIL Sardegna») es el único instrumento para el envío on-line de comunicaciones de establecimiento, prórroga, transformación y cese de una relación laboral, según los formularios unificados del Ministerio de Trabajo y de Políticas Sociales, por parte de todos los sujetos obligados y habilitados.
La CO tiene una eficacia múltiple, porque sustituye, con un formulario único en formato electrónico, las comunicaciones en papel que los empresarios dirigían a los Centros para el Empleo (CPI), al INPS, al INAIL y al Ministerio de Trabajo y de Políticas Sociales.
Para acceder a los servicios informáticos del SIL Sardegna y cumplir con las obligaciones de comunicación, es necesario registrarse, a los efectos del reconocimiento, siguiendo las instrucciones reproducidas en el sitio Internet para la acreditación.
Se excluyen de este procedimiento todas las formas de trabajo autónomo efectuado en forma sea profesional sea ocasional, y todas las actividades laborales de tipo autónomo ejercidas en forma empresarial.
En las hipótesis de uso de personal desde el primer día de constitución de la empresa, puede efectuarse, mediante «ComUnica», la comunicación al Centro para el Empleo dentro de los cinco días siguientes al «evento».
Aspectos formales - carta de contratación
La relación de trabajo nace con la firma del contrato de trabajo individual. Por norma se estipula en forma escrita, prevista a los únicos efectos de la prueba y no de la validez del contrato. En defecto de forma escrita, el empresario tiene la obligación de probar el contenido del contrato.
Una vez alcanzado un acuerdo sobre las tareas a realizar, en la carta de contratación entregada al trabajador deberán quedar indicados los demás elementos del contrato:
- fecha de comienzo de la relación;
- lugar donde se desarrolla la prestación laboral;
- categoría, nivel, retribución;
- duración del período de prueba.
Se admite la remisión a la negociación colectiva nacional para todos los elementos adicionales de la relación de trabajo:
- salario inicial y sus componentes;
- horario de trabajo;
- vacaciones;
- período de previo aviso.
La vieja cartilla laboral, que ya no es necesaria para la contratación, ha sido sustituida por una «Ficha personal-profesional», que constituye la base de datos del Sistema Informativo del Trabajo (SIL) y está dividida en varias secciones.
La ficha personal profesional tiene también valor de certificado para los datos relativos al estado de desempleo y su duración, así como a la inscripción en listas o nóminas especiales, y certifica la inmediata disponibilidad para la realización de una actividad laboral. Permite adquirir el estado de desempleo y disfrutar de los servicios de orientación que ofrecen los Centros de Servicios para el Trabajo (CSL) con el fin de favorecer el encuentro entre la demanda y la oferta de trabajo.