Durante la valutazione dei collaboratori ogni valutatore è chiamato ad analizzare le attività svolte e a esprimere valori di appropriatezza rispetto al comportamento considerato ideale o in linea con quello atteso per il ruolo organizzativo ricoperto.
Ma è solo con la restituzione del risultato durante il colloquio di feedback che comincia per il collaboratore il vero momento evolutivo di tutta la valutazione.
Il colloquio di feedback è un particolare momento in cui il valutatore restituisce al valutato il risultato della valutazione esprimendogli le proprie percezioni rispetto ai comportamenti e alle caratteristiche osservate, attivando un sincero e aperto confronto in cui il valutato possa effettivamente esprimersi e mettersi in gioco capendo come migliorare le proprie prestazioni.
Affinché il colloquio di feedback diventi un efficace strumento di coinvolgimento e motivazione del collaboratore è necessario rispettare alcuni accorgimenti:
- convocare il collaboratore con anticipo per consentirgli di prepararsi recuperando le informazioni e organizzando gli argomenti che egli vorrà portare all’attenzione del valutatore;
- fissare in agenda il tempo previsto per il colloquio liberandosi da altri impegni;
- creare una situazione adeguata all’importanza del momento;
- assicurarsi di non essere disturbati durante il colloquio;
- predisporre una scaletta degli elementi della valutazione utile al confronto col valutato;
- riconoscere e restituire i punti di forza del valutato da consolidare nel futuro e fare riferimento ad aree di miglioramento e non a criticità o carenze o errori per gli aspetti non positivi osservati;
- lasciare il valutato libero di esprimere le proprie controdeduzioni rispetto alla valutazione ricevuta;
- concedere al valutato il tempo necessario per esprimere le proprie osservazioni rispetto alla valutazione;
- fare riferimento il più possibile ad aree di comportamenti senza soffermarsi a lungo su comportamenti specifici proponendo e condividendo possibili vie d’uscita
- condividere, per le aree di miglioramento individuate, le azioni attivabili nel breve, medio e lungo periodo;
- avere cura, prima della chiusura del colloquio di feedback, di verificare la volontà del valutato di volersi impegnare nel percorso di miglioramento condiviso.